Notfälle leicht gemacht

Häufig ist folgender Arbeitstil anzutreffen: Wir beginnen etwas und wenn wir keine Lust mehr haben, daran weiterzuarbeiten, wenden wir uns einer neuen Aufgabe zu. So haben wir viele verschiedene Aufgaben auf unserer internen To-Do-Liste, die alle gleichzeitig bearbeitet werden. Bis uns eines Tages auffällt, dass die Deadline für eine Bewerbung heute ist, ein Angebot nachmittags rausgeschickt werden muss oder der Chef die Quartalszahlen morgen auf dem Tisch haben möchte. Auf diese Weise sind Arbeitsbedingungen geschaffen, bei denen Notfälle ständig an der Tagesordnung sind.

So entstandene Pseudo-Notfälle sind Notfälle, die nur dadurch entstehen, weil wir sie nicht schon eher erledigt haben.

Dadurch werden Aufgaben später als angekündigt oder auf den letzten Drücker erledigt. Dass darunter die Qualität der Arbeit leidet, ist klar. Wir geraten in Streß und übersehen eventuell einige wichtige Dinge. Angenommen, wir sind selbständige Unternehmer – wir werden mit dieser Arbeitsweise wohl nur Kunden bekommen, wenn wir einen sehr günstigen Preis anbieten, um den Mangel in der Qualität und der Zuverlässigkeit wett zu machen.

Was ist hier das Problem? Im vorher beschriebenen Arbeitsstil regiert der Zufall.
Hier wird nur auf das reagiert, was unsere Aufmerksamkeit erweckt. Es wird zur gleichen Zeit an einer großen Anzahl von Aufgaben gearbeitet. Dadurch, dass es keine Vorstellung davon gibt, wieviel Arbeit am Tag geschafft werden kann, wird die Arbeit eines Tages nicht beendet werden.

Wie kann man darauf reagieren? Beobachten Sie sich an einem normalen Arbeitstag: Schauen Sie nach Gelegenheiten, bei denen Sie eine Aufgabe nach dem Zufallsprinzip erledigen. Dies kann aufgrund einer plötzlichen Eingebung geschehen oder aufgrund von Aufgaben, die an Sie herangetragen werden.

Typische Beispiele solcher zufälligen Aktivitäten sind:

  • Neue eMails sind angekommen und Sie unterbrechen Ihre aktuelle Tätigkeit, um Sie zu lesen
  • Sie tun eine Menge weniger wichtige Aufgaben, obwohl Sie eigentlich an einem Projekt arbeiten wollten, das wichtiger ist.
  • Ein Kunde/Kollege/Freund ruft an und bittet Sie um etwas und Sie lassen alles liegen, um sich dem zu widmen
  • Sie haben eine gute Idee und fangen sofort an, sie umzusetzen
  • Ihr Chef packt einige Aufgaben auf Ihren Schreibtisch und Sie schmeißen sofort Ihren Tagesplan um
  • Jemand empfiehlt Ihnen eine Webseite und Sie verwenden einige Minuten, um sich diese anzusehen
  • Sie erinnern sich an etwas, das Sie vergessen haben und widmen sich dem sofort, um es zu erledigen

Was ist hilfreich?

  1. Bringen Sie eine (auch zeitliche) Distanz zu ihren Aufgaben. Sie müssen nicht sofort erledigt werden.
  2. Bringen Sie eine Ordnung in Ihre Aufgaben. Legen Sie fest, was Sie wann erledigen wollen.
  3. Akzeptieren Sie die Spannung, die entstehen kann, wenn Sie nicht das Gefühl haben, sofort an allen anstehenden Aufgaben zu arbeiten

Weiterführende Literatur: Foster, M. (2006). Do it tomorrow, Hodder & Stoughton.

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