Gut geplant ist halb gewonnen

Studierenden, Selbständigen, also allen, die ihren Arbeitstag selbst strukturieren müssen, hilft eine gute Planung der Bearbeitung der anstehenden Aufgaben. Neben dem Master- und Wochenplan ist der Tagesplan ein gutes Mittel, um eine Struktur in den Arbeitstag zu bringen und eine Möglichkeit, die Ergebnisse abrechenbar zu machen.

Wie sieht nun eine gute Tagesplanung aus?

Basis dafür ist, dass Sie ungefähr wissen, wieviel Zeit Sie für welche Tätigkeiten benötigen. Dazu ist es sinnvoll, über einige Tage oder Wochen ein Zeitprotokoll zu führen.

Welche Punkte sollten Sie bei der Tagesplanung beachten?

  • Planen Sie immer an Ende des Tages für den nächsten Tag.
  • Überlegen Sie sich, wieviele Stunden Arbeitszeit Sie benötigen, aber auch wieviele Stunden sinnvoll sind.
    Günstig sind 2 Arbeitseinheiten, also 4:4h oder 5:3 h.
  • Beginnen Sie mit der Aufgabe, die zur Erreichung Ihres aktuellen Langzeitzieles (Masterplan, Meilenstein) am wichtigsten ist, die Sie am weitesten voranbringt (das sind meistens auch die unangenehmen Aufgaben).
  • Planen Sie alle 45 Minuten eine Pause von 10-15 Minuten ein. Es hat sich erwiesen, dass unserer Gehirn die Erholungszeiten benötigt, ansonsten sinkt die Konzentrationsfähigkeit im Laufe des Tages rapide und ist auch schwerer wiederherstellbar.
  • Bündeln Sie ähnliche Tätigkeiten (Mails schreiben, Rechnungen schreiben, Telefonate)
  • Verplanen Sie maximal 60% Ihrer Arbeitszeit, der Rest der Zeit ist als Pufferzeit für Unvorhergesehenes gedacht.

Pläne können geändert werden: An erster Stelle ist es nicht der Sinn eines Planes, möglichst viele Aufgaben zu erledigen, sondern die Gedanken zu fokussieren. Allerdings sollte man bei Planänderungen immer wieder prüfen, ob man noch am eigentlich Ziel arbeitet oder Pläne ändert, weil man vermeiden möchte, wichtige Aufgaben zu erledigen.

Auf diese Weise erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, die Aufgaben, die sie sich am Tag vorgenommen haben, zu schaffen. Das Gefühl der Zufriedenheit läßt uns leichter abschließen mit dem Tageswerk und in die notwendige Erholung am Abend zu gehen.

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