Arbeitspläne zur Fokussierung

Wenn es um Zeitmanagement geht, ist schriftliche Aufgabenplanung ein wichtiges Werkzeug.
Welche Vorteile hat das schriftliche Festhalten meiner Aufgabenplanung?

  • Pläne setzen Ressourcen frei. Dinge, die ich mir ohne schriftlichen Plan merken muss, habe ich nun auf einem Blatt Papier.
  • Pläne mit angemessenen, konkreten Zielvorgaben können eine Sogwirkung entfalten.
  • Pläne können helfen, unsere Gedanken zu fokussieren. Durch eine konkrete Tagesplanung kann ich immer wieder zum Thema zurückkommen. Dies ist insbesondere bei umfangreichen Projekten sehr hilfreich. (Ich finde dies die wichtigste Funktion von Plänen.)
  • Pläne helfen uns, den zeitlichen Aufwand, den ich für eine Aufgabe einsetze, zu beobachten. Wenn der zeitliche Aufwand für eine Aufgabe höher ist, als ich dachte, woran liegt es? Ist der Aufwand gerechtfertigt? Ist es wirklich so wichtig, ob ich noch diese oder jene Kleinigkeit bearbeite? Habe ich den Aufwand wirklich unterschätzt?
  • Pläne können Kreativität fördern. Multitasking beschränkt die Kreativität. Nur wenn wir uns wirklich auf etwas (eine Sache) konzentrieren, können wir auch kreativ sein. (Do what you do.)

Viele meiner Klienten wissen dies, setzen dies aber häufig nicht um. Woran kann das liegen?

Einige meiner Klienten empfinden ihre Pläne als Werkzeug zur Gängelung.

„Meine Pläne funktionieren nicht, ich halte sie nicht ein. Pläne zeigen mir immer wieder, dass ich versage.“

„Pläne richten meine Aufmerksamkeit wieder auf meine Aufgaben, die ich eigentlich vermeiden möchte.“

Ist es auf der einen Seite wichtig, zu schauen, wie konkret und realistisch ich meinen Arbeitstag plane, kann es auch interessant sein, welche meiner Gefühle mich bei der Abarbeitung sabotieren.

Selbstkontrolle ist trainierbar

Der Spiegel zitierte im Juli in einem Artikel über die Zusammenhänge von Selbstdisziplin und Lebenszufriedenheit Forschungsergebnisse, die besagen, dass Selbstkontrolle oder auch die Willenskraft sich ähnlich wie ein Muskel verhält .

Selbstkontrolle verhält sich wie ein Muskel, was bedeutet das? In Untersuchungen zur Selbstkontrolle hat man herausgefunden (Baumeister, 2012, pdf)), dass die Selbstkontrolle je nach Anforderung Ermüdungserscheinungen zeigt. So führen Aufgaben, die die Selbstkontrolle beanspruchen, wie beispielsweise die Erlaubnis, nur den Rettich zu essen, wenn gleichzeitig ein Teller mit Keksen auf dem Tisch steht, zu einer Verringerung der Ausdauer bei nachfolgenden Aufgaben. Die Probanden geben schneller auf, wenn sie vorher schon den Keksen widerstanden haben. Der Ermüdungseffekt tritt also schnell ein. Gleichzeitig gibt es aber, wie auch beim Muskel, einen Trainingseffekt. So konnte in einer Studie gezeigt werden, dass Raucher besser und anhaltender mit dem Rauchen aufgehört haben, wenn sie vorher ein Selbstkontrolltraining durchlaufen haben. Eine Gruppe sollte täglich einen Handexpander 2 mal am Tag so lange drücken, bis sie nicht mehr können, die 2. Gruppe sollte für 2 Wochen vor dem Rauchstopp auf süße Nahrung verzichten. Dies sind beides Anforderungen, die eine starke Willenskraft bzw. Selbstkontrolle erfordern, wie man sich gut vorstellen kann. Im Vergleich zur Kontrollgruppe zeigte sich bei beiden Gruppen, dass diese nachhaltiger auf das Rauchen verzichteten.

Zudem konnte gezeigt werden, dass auch das Treffen von Entscheidungen einen Einfluss auf die Stärke unserer Selbstkontrolle hat. Je mehr Entscheidungen getroffen werden, desto weniger Energie haben wir für die Selbstkontrolle und erliegen mehr Versuchungen. Ähnlich verhält es sich mit Eigeninitiative, je mehr Selbstkontrolle ausgeübt wurde, desto eher reagierten Probanden nachher passiv und wählten Standardoptionen.

Was bedeuten beide Effekte auf die Selbstkontrolle für unseren Alltag? Er erklärt, dass es sinnvoll ist, schwierige Aufgaben oder Entscheidungen an den Anfang des Tages legen und damit zu rechnen, dass nach einem solchen „Training“ ein Erschöpfungseffekt bezogen auf die Selbstdisziplin eintritt.
Gleichzeitig sollten wir im Hinterkopf haben, dass Trainingseffekte immer später eintreten und wir daher täglich am Ball bleiben sollten. D. h. auch gibt keinen Schalter und danach geht es automatisch leichter, sondern es geht immer wieder erneut darum, sich bei schwierigen Aufgaben oder Entscheidungen zu überwinden.

Richtig frei machen

Bei Aufschieberitis nagt häufig das schlechte Gewissen an einem, auch wenn wir „Feierabend“ haben.
Hier ist es wichtig, sich darin zu bestärken: Wenn ich schon frei mache, dann bitte auch richtig.
Freizeit, Ablenkung, Erholung bringen uns in einen Abstand zur Arbeit, der es uns ermöglicht, am nächsten Tag/nach dem Urlaub mit einem freieren Blick der Arbeit zu begegnen.
Falls die Gedanken zu sehr an der Arbeit hängen, ist es gut, in der Freizeit Dinge zu tun, die uns in Ablenken bzw. andersartig beanspruchen, beispielsweise ein Beachvolleyballspiel mit Freunden.

Grenzen, auch was die Arbeitszeit angeht, sind wichtig. Manche Klienten berichten, dass sie – einmal im im „Flow“ – bis zur Erschöpfung weiterarbeiten. Damit arbeiten sie mehr, als gut für sie ist, um die gerade erlebte Effektivität auszunutzen. Hier gilt dennoch: Die Arbeitszeit nicht zu lange ausdehnen und sich freie Zeit zur Erholung gönnen. (Flowerlebnisse können und sollten erwarbeitet werden und kein Ergebnis des Zufalls sein.)

In diesem Sinne: Eine genußvolle und erholsame Freizeit!

Emotionen als Botschaften schätzen

Verdrängen ist ein häufiges Phänomen beim Aufschieben. Schon während des Tages gehe ich vielleicht unangenehmen Gefühlen aus dem Weg, die mit der Bearbeitung der Aufgabe zusammenhängen, indem ich die Aufgabe aufschiebe.
Am Abend dann verdränge ich das schlechte Gewissen, weil ich diese Aufgabe wieder nicht erledigt habe.

Verdrängen ist ein aktiver Prozess, der Energie benötigt, auch wenn er manchen sehr leicht vorkommt. Tief in unserem Inneren ist uns klar, dass wir wieder etwas nicht erledigt haben, auch wenn wir nach außen und vielleicht auch vor uns selbst so tun können, als wäre dem nicht so. Diese Gewissheit kann zersetzend auf unseren Selbstwert wirken. Wir „lernen“ implizit, dass wir vermeintlich nicht in der Lage sind, die Aufgabe auszuführen und gehen am nächsten Tag mit noch weniger Motivation an die Sache, weil es ja sicher wieder schief gehen wird.

Aus diesem Teufelskreis finden wir nur heraus, indem wir uns genauer mit unseren Gefühlen während der Arbeit befassen. Sie erst einmal wahrnehmen, ohne Bewertung anzusehen ist ein wichtiger Schritt. Gefühle sind oft schneller als kognitive Bewertungen. Möglicherweise sind sie nicht angemessen, dies werden wir aber nur herausfinden, wenn wir uns derer bewusst werden. Verleugnen wir sie immer wieder, werden wir Schaden nehmen, da sie ja doch da sind, wir sie aber nicht als einen zu uns gehörigen Teil akzeptieren.

Der Zugang zu diesen Gefühlen fällt manchem sehr schwer. Die eigenen Gefühle erkennen kann man üben, indem man sie zusätzlich zur jeweiligen Tätigkeit protokolliert. Auf diese Weise bringt man sich selbst immer wieder dazu, in sich hineinzuhorchen und nicht den Gefühlen die Kontrolle zu überlassen und wieder aufzuschieben.

Warum nicht heute? – Ursachensuche bei Prokrastination

Viele, die unter dem Problem der Aufschieberitis (Prokrastination) leiden, fragen sich häufig, woher die Schwierigkeiten eigentlich kommen. Bei der Suche nach Ursachen für Handlungsstörungen können verschiedenen Ebenen betrachtet werden:

Wohin will ich? Welches Ziel will ich erreichen? Welche Vision habe ich?
Sind die Ziele, die ich habe, wirklich meine Ziele oder habe ich Sie übernommen? Löst das Erreichen dieser Ziele meine Probleme? Der Wert eines Ziels kann überladen werden. So können Ziele gewählt werden, von deren Erreichen man sich eine Aufwertung der eigenen Person verspricht. Gleichzeitig spüren diese Klienten aber dennoch, dass diese Aufwertung nicht stattfinden wird/nicht hilfreich ist. Dass dann nicht „alles gut“ sein wird. Dies führt zu einem inneren Konflikt und zur Handlungsblockade. Daher ist es wichtig, zu schauen, welche Erwartungen ich an das Ziel habe.

Wie schaffe ich das? Wie kann ich dieses Ziel erreichen? Welche Fähigkeiten/Techniken (Zeitmanagement) dazu beherrsche ich?
Gelingt es mir, eine Struktur zu schaffen, die mir den Weg dahin erleichtert.
Behalte ich das Ziel im Auge, oder lasse ich mich durch Tätigkeiten, die eine schnellere Belohnung bringen, ablenken? Kann ich realistisch planen, über kurze und längere Zeiträume?
Habe ich ausreichend Energie? Häufig gelangen wir durch die Nichterfüllung selbstgesetzter Aufgaben in eine Negativspirale: Frustration, das Gefühl, das Tagesziel wieder nicht erreicht zu haben führen häufig dazu, sich auch keine Freizeit, keine Entspannungs- und Erholungsphasen zu gönnen. Auf diese Weise haben wir immer weniger Energie, unsere Aufgaben anzugehen.

Eine dritte, begleitende Ebene ist die Ebene der Gefühlsregulation:
Wie gut halte ich es aus, dass ich keine Lust auf die anstehende Aufgabe habe. Kann ich es akzeptieren und die Aufgabe dennoch angehen? Darf ich Fehler machen? Wie gehe ich mit Misserfolgen um? Trau ich mich, etwas zu wagen? Was denke ich, wie lange muss ich mich anstrengen, um eines meiner Teilziele zu erreichen? Brauche ich Hilfe, lasse ich Hilfe zu?

Die Ursachen von Handlungsblockaden können also sehr vielfältig sein. Sie greifen ineinander und sind vor allem individuell unterschiedlich, je nach persönlicher Lerngeschichte.

Zwanghaft zerstreut – ADHS bei Erwachsenen

Aufschieben, Unkonzentriertheit und Ablenkbarkeit, innere Unruhe sowie flüchtiges, risikoreiches Verhalten sind typische (wenn auch nicht spezifische) Verhaltensweisen für eine Aufmerksamkeitsstörung (ADHS).

ADHS bei Erwachsenen ist in den letzten Jahren immer mehr in den Fokus der Aufmerksamkeit der Forschung gerückt und wird vornehmlich als eine Störung der Selbstregulation gesehen. 25% aller extremen (studentischen) Aufschieber zeigten in einer Studie der Universität Münster Symptome von ADHS. [1]

Gut untersucht sind heute neurobiologische Grundlagen, die, entgegen häufiger Darstellungen zwar als biologische Vulnerabilität wirken, also das Risiko zur Entwicklung einer ADHS erhöhen, aber nicht die alleinige Ursache einer ADHS bilden. Eine Kombination aus dieser biologischen Vulnerabilität mit sozialen und psychischen Faktoren kann zu einer Störung der Aufmerksamkeit führen.

Neuere Forschung sieht die ADHS daher als eine Störung, die sich auf unterschiedlichen Wegen entwickelt:

Funktionale Defizite in der Informationsverarbeitung und der Impulskontrolle werden als eher mögliche Startbedingungen, aber doch mit peripherer Bedeutung gesehen. Davon ausgehend bewirkt die individuelle Lernerfahrung unzureichende soziale Anpassung, Alltagsschwierigkeiten und Entwicklungsrückstände, da diese funktionalen Defizite den Umgang mit sozialen Bezugspersonen erschweren. Dies kann zu einem negativen Feedback führen, welches in der weiteren Entwicklung zur Entstehung und Stabilisierung von Kompetenz- und Leistungsproblemen führt. Hinzu kommt, dass Erwachsene ADHSler sich hier häufig selbst wenig zutrauen.

Diese Sichtweise birgt Konsequenzen für die Behandlung der ADHS: Psychotherapie ist eine Möglichkeit, den Leidensdruck der Klienten zu mindern und zu einer besseren Bewältigung der Alltagsprobleme zu gelangen.

[1] http://wwwpsy.uni-muenster.de/imperia/md/content/psychotherapie_ambulanz/poster_deters.pdf

Prokrastination, Versagensangst und Depressivität

Prokrastination oder Handlungsstörungen sind sehr komplex. Bisher gibt es noch sehr wenige Studien in Deutschland, die Prokrastination genauer untersuchen. Dabei beschränken sich diese Untersuchungen auf den akademischen Bereich, da Prokrastination hier leichter zu erfassen und ohne größeren ökonomischen Aufwand untersuchbar ist.

Die Psychiatrie-Ambulanz der Universität Münster untersucht Prokrastination schon seit längerem. Hier widmete man sich unter anderem der Frage, wie Prokrastination, Versagensangst und Depressivität miteinander zusammenhängen. Hängt Prokrastination mit besonders hohen Ansprüchen an sich selbst (Perfektionismus), der Angst, diese Ansprüche nicht erfüllen zu können (Versagensangst). Spielt dabei Niedergeschlagenheit und Antriebsschwäche eine wichtige Rolle? Um dies zu untersuchen, wurden mit Hilfe anonymer Online-Befragungen 939 Studenten untersucht, also schon eine beachtliche Stichprobe. Dabei zeigte sich, dass fremdbestimmte hohe Standards, also die Erwartungen von außen einen Einfluß auf Prokrastination haben; eigene hohe Standards (Perfektionismus) schien keinen Einfluß auf das Ausmaß von Prokrastination zu haben. Einen starken Zusammenhang hat man auch bei Angst vor negativer Bewertung und Angst vor Versagen. Ebeneso wurde ein Zusammenhang zwischen Depressivität und Prokrastination gefunden, wobei man annehmen kann, das beide Faktoren sich gegenseitig verstärken.

Weiterhin hat man feststellen können, dass in unstrukturierten Studiengängen mehr aufgeschoben wird, als in strukturierten. Je fortgeschrittener man im Studium ist, desto mehr wird aufgeschoben.

Das Ausmaß an Prokrastination hängt somit teilweise mit der Organisation von Umgebungsanforderungen, teilweise aber auch mit Persönlichkeitsvariablen zusammen.

[Quelle:] http://wwwpsy.uni-muenster.de/imperia/md/content/psychotherapie_ambulanz/prokrastination_personalfuehrung.pdf

Vom Umgang mit Unlust

Aufschieben von Aufgaben ist oft davon begleitet, dass man der Meinung ist, es würde in der Zukunft einen Zustand geben (beispielsweise morgen!), in dem ich mehr Lust darauf habe, diese unangenehme Aufgabe zu lösen.

Professionelle Aufschieber wissen schon, dass diese Lust sich leider dann doch nicht am nächsten Tag einstellt und auch nicht am übernächsten. Die Überschätzung motivationaler Zustände in der Zukunft ist eine häufige Vermeidungshaltung bei Aufschiebern. Will man seine Aufschieberitis angehen, muss ich mich auch immer mit dieser eigenen Unlust auseinander setzen. Hier hilft ein detailliertes Nachforschen: was heißt eigentlich: Ich habe keine Lust?

Ist es mir zu anstrengend? Fehlen mir Fähigkeiten, diese Aufgabe zu lösen? Habe ich Angst, diese Aufgabe nicht zu bewältigen? Empfinde ich diese Aufgabe aufoktruiert? Fühle mich fremdbestimmt? Fühle ich mich zu energielos?
So wie ich es mir wünsche, schaffe ich es eh nie?

Hat man diese hinter dieser Unlust liegenden Motive für sich entschlüsselt, ist ein großer Schritt getan und man kann sich viel konkreter mit diesen Motiven/Ängsten befassen und ihnen begegnen.

Dr. Monika Wolff

Skalierung als Methode des Selbstmanagements

Die Zerlegung eines Aufgabe in kleine Teilaufgaben ist eine wirksame Methode des Selbstmanagements. Langzeitziele können in kleinere, bearbeitbare Einheiten eingeteilt werden, die Erfolgserlebnisse schaffen, ohne das Gesamtziel aus den Augen zu verlieren. Eine gute Methode dafür ist die so genannte Skalierung, die ich hier vorstellen möchte:

Stellen Sie sich eine Skala von 1 bis 10 vor, wobei 1 für den schlechtesten Zustand bezogen auf die Erreichung Ihres Zieles steht und 10 für den Ideal-/Wunschzustand.

Beantworten Sie folgende Fragen:

  • Bei welcher Ziffer stehen Sie jetzt?Falls diese Ziffer höher als 1 liegt, wie haben Sie bis an diesen Punkt geschafft? Wodurch unterscheidet sich dieser Zustand vom Zustand der 1? (Dies ist eine gute Methode, sich das bisher Geschaffte bewusst zu machen und anzuerkennen.)
  • Wenn Sie sich vorstellen, Sie wären eine Ziffer weiter, was wäre dann anders? Was hätten Sie erreicht? Welche konkreten und messbaren Ergebnisse liegen Ihnen vor?
  • Bei welcher Ziffer wären Sie zufrieden mit Ihrer Arbeit? Muss dies die 10 sein oder reicht auch eine 8 oder 9?

Prüfen Sie regelmäßig, wo Sie sich auf Ihrer Skala befinden.

Ich schaffe das!

In meiner täglichen Arbeit erlebe ich immer wieder, wie allein die Erwartung über die eigenen Fähigkeiten, ein Ziel zu erreichen, einen großen Einfluß auf das tatsächliche Ergebnis haben.
Dabei spielt der Begriff „Selbstwirksamkeitserwartung“ eine erhebliche Rolle, der schon in den 80ern von Bandura eingeführt wurde und mittlerweile eine immer größere Beachtung erfährt.

Was ist Selbstwirksamkeit?
Selbstwirksamkeitserwartung wird definiert als die subjektive Gewissheit, neue oder schwierige Anforderungssituationen auf Grund eigener Kompetenzen bewältigen zu können. [1]

Man unterscheidet die Konseqenzerwartung (Wenn ich mir diese Informationen/Fähigkeiten angeeignet habe, werde ich die Prüfung bestehen) von der Kompetenzerwartung. Die Kompetenzerwartung ist eine Erwartung mit Selbstbezug: Ich bin in der Lage, mir die erforderlichen Informationen oder Fähigkeiten anzueignen (Selbstwirksamkeitserwartung).

Einfluß auf Zielsetzungen
Immer dann, wenn es um die Erreichung von Zielen geht, spielen solche Selbstwirksamkeitserwartungen (SWE) einen große Rolle. Dabei kann es sich um Leistungsziele handeln oder um Ziele, die auf die Veränderung des Lebens hinwirken (Sozialbeziehungen, mehr Sport treiben, mit dem Rauchen aufhören).
Dabei zeigt sich, das schon in der Phase der Zielsetzung die Erwartung der Selbstwirksamkeit eine Rolle spielen. So setzen sich Personen mit höherer SWE höhere Ziele als Personen mit niedriger SWE.

Einfluß auf Umsetzung
Soll die Intention dann in konkretes, aufgabenbezogenes Handeln umgesetzt oder sogar gegen Widerstände durchgesetzt werden, haben auch hier Personen mit einer höheren Selbstwirksamkeitserwartung die besseren Karten. Wer läßt sich nicht mal gern von schwierigen Aufgaben durch kurzfristig attraktivere Handlungsalternativen ablenken? Die Überzeugung, solchen Widerständen zu wiederstehen, spielt hier eine wichtige Rolle.

Selbstwirksamkeit oder eine optimistische Selbstüberzeugung haben somit einen Einfluß auf unser
Denken, Fühlen und Handeln, aber auch auf Zielsetzung, Anstrengung und Ausdauer beeinflusst. Damit ist diese Erwartung ein Kernaspekt der Selbstregulation. Das Spannende dabei ist aber:

Diese Einflüsse der Selbstwirksamkeit auf die Selbstregulation sind weitgehend unabhängig von den tatsächlichen Fähigkeiten der Person.

Dies bedeutet zum Einen, dass wir einen Mangel an Fähigkeiten durch eine hohe Selbstwirksamkeitserwartung und der damit verbundenen Anstrengungsbereitschaft wieder wett machen können. Andererseits heißt es auch, dass nicht nur intellektuelle Fähigkeiten bspw. in akademischen Bereichen einen hinreichende Bedingung für gute Leistungen sind. Es ist daher wichtig, Probleme im Bereich der Selbstwirksamkeitserwartung anzuerkennen. Auf dieser Basis ist es dann möglich, Veränderungen herbei zu führen.

Eine gute Strategie zur Veränderung der SWE ist die Konzentration auf Nahzielen. Nahziele haben motivationalen Charakter, weil sie zeitnah durch unser eigenes Handeln zur Zielerreichung führen können und uns zufrieden machen. Über den motivierenden Charakter von Zielen habe ich hier schon geschrieben.

[1] Schwarzer & Jerusalem, Jerusalem, Matthias [Hrsg.]; Hopf, Diether [Hrsg.]: Selbstwirksamkeit und Motivationsprozesse in Bildungsinstitutionen. Weinheim : Beltz 2002, S. 28-53. – Zeitschrift für Pädagogik, Beiheft; 44