Gemeinsam zum Erfolg – Erfolgsteams werden populärer

Eine wichtige Begleiterscheinung von Aufschieberitis ist ein Mangel von Feedback und die Unterschätzung des eigenen Hilfebedarfs. Häufig werkelt man allein vor sich hin und kommt schwer von der Stelle. Je nach Stimmung wird der Fortschritt bis zur Zielerreichung mal gut, mal schlecht bewertet. Tauchen Schwierigkeiten auf, sinkt die Motivation schnell mal auf den Nullpunkt. Insbesondere Prozesse, die von außen wenig strukturiert sind, beispielsweise bei Selbständigen oder Promovierenden, sind anfällig für solche Störungen.

Da bietet es sich an, sich mit Gleichgesinnten zusammen zu tun. Das Konzept des Erfolgsteams ist eine solche Möglichkeit. Hierbei handelt es sich um Gruppen von 4-6 Leuten, die sich regelmäßig in vereinbarten Abständen treffen. Zu Beginn der gemeinsamen Arbeit werden individuelle Ziele jedes einzelnen Teammitglieds entwickelt. Daran anschließend wird die schrittweise Erreichung dieses Ziels geplant. Auf diesem Weg werden sich die Teammitglieder begleiten. Fortschritte werden zu jedem Treffen berichtet, Schwierigkeiten besprochen. Hierbei kann man die anderen unterstützen und erhält selbst noch hilfreiche Tipps.

Erfolgsteams sind Erfolgskatalysatoren, da sie

  • Raum und Zeit bieten, sich bewusst mit den eigenen Zielen auseinanderzusetzen und aktiv und kontinuierlich am eigenen Erfolgskonzept zu arbeiten,
  • ein ehrliches und offenes Feedback ermöglichen,
  • die Ideen und Ressourcen aller Teammitglieder nutzen,
  • emotionale Unterstützung und
  • sanfte soziale Kontrolle bieten.

Oft ist eine anfängliche Begleitung bei der Gründung eines Erfolgsteams sinnvoll, um gute Vorraussetzung für die gemeinsame Arbeit zu schaffen. Ein Coach kann hierbei moderieren, bei der Zieldefinition unterstützen, kann Entscheidungshilfe bieten, verschiedene Werkzeuge vorstellen oder Möglichkeiten der Auflösung von Blockaden oder Konfliktbewältigung aufzeigen.

Selbstmanagement – keine Zauberei

Menschen, die viel Aufschieben und deshalb in meine Praxis kommen, haben häufig die Vorstellung, dass man nur „einen Schalter umlegen“ müsse, dann würde es schon laufen. Oder es gäbe irgendeinen Trick, der alles leichter macht.
Verändertes Zeitmanagement heißt aber vornehmlich: mit alten Gewohnheiten brechen und sich neue antrainieren. Hat man diese Aufgabe vor Augen, wird klar: ich muss zunächst mehr Energie aufwenden und sehr konsequent und diszipliniert dabei bleiben, bevor sich neue Gewohnheiten etabliert haben. Um alte Gewohnheiten zu verlernen, muss man die neuen etwa vier mal so häufig durchführen.

Ein wichtiger Aspekt dieses Umlernens ist eine Bewußtheit für mich und die Dinge, die ich gerade tu oder noch tun möchte. Es kann sein, dass solche Gedanken Schwierigkeiten bereiten, weil man sehr mit sich selbst konfrontiert wird und dort möglicherweise Konflikte schlummern, die wir nicht ohne Grund ignorieren möchten. Wir legen uns selbst Rechenschaft ab und bemerken, ob wir unsere Ziele erreicht haben, oder nicht. Eine gute Methode ist ein Résumé am Ende eines Tages, bei dem wir uns Fragen dieser Art beantworten sollten:

  • Welchem Ziel/Teilziel bin ich heute näher gekommen?
  • Welche Aufgabe habe ich gut gelöst?
  • Welche Aufgabe habe ich erneut verschoben und warum?
  • Was habe ich dazugelernt?
  • Wo habe ich einen Fehler gemacht?/Was hätte ich besser machen können?
  • Gab es unnötige „Zeitfresser“?
  • Wann hätte ich „NEIN“ sagen sollen?

Die Beantwortung solcher und ähnlicher Fragen, mit einem wohlwollenden Blick auf sich selbst (Ich darf Fehler machen.) können helfen, zu mehr Bewusstheit im Umgang mit sich selbst und der eigenen Lebenszeit zu gelangen und Prokrastination vorzubeugen.

Vom Umgang mit Ängsten

In diesem Blog geht es viel um Veränderungen von Gewohnheiten. Eine häufige Begleiterscheinung von Veränderungen sind Ängste. Dabei ist es erstmal völlig nebensächlich, ob sie berechtigt sind oder nicht. In unserer psychischen Realität existieren sie. Ängste verändern unsere Wahrnehmung und lassen uns anders handeln.

Häufig sagen Klienten – wie zur Entschuldigung – dass Ihre Ängste ja gar nichts mit der Realität zu tun haben und dass diese „dumm“ oder irrational seien. Aber welche Konsequenz sollte daraus folgen? Heißt das, dass diese Ängste eigentlich gar nicht sein dürfen? Das man selbst irgendwie „falsch“ ist, das solche Gefühle keine Daseinsberechtigung haben? Sicherlich, Angst ist kein besonders angenehmes Gefühl, aber eine solche Denkweise und Bewertung macht die Sache häufig nur noch schlimmer. Teile (Gefühle) von uns werden nicht gesehen und im wahrsten Sinne des Wortes wegrationalisiert.

Das Problem ist aber: Sie sind in unserer subjektiven Realität vorhanden und das zählt. Werden Ängste ignoriert, werden sie in der Regel immer größer.

Der beste Umgang mit Ängsten ist, sie wahr- und ernst zu nehmen. Nicht der Kampf gegen Angst hilft, sondern zunächst ein Akzeptieren, um auf dieser Basis eine Lösung zu entwickeln.

Dabei ist wichtig, konkrete Befürchtungen zu benennen, wie irrational sie auch sein mögen. Damit gibt man diesen Gefühlen den nötigen Raum und die nötige Beachtung und ist besser in der Lage, auf diese Gefühle zu reagieren. Durch die Auseinandersetzung mit diesen Gefühlen wird häufig schon ein Stück des Weges gegangen. Ängste, die dann wieder auftauchen, sind bekannter, man ist nicht mehr so überrascht und darauf eingestellt, dass man ihnen wieder begegnen werden.

Veränderungsfähigkeit ist demnach immer auch davon abhängig, wieviel Angst man in seinem Leben akzeptieren möchte.

Multitasking funktioniert nicht – Konzentriert arbeiten mit 3F

Derek Dean und Carolin Webb befassen sich in ihrem Artikel Recovering from Information Overload mit Informationsüberfrachtung und der damit einhergehenden Aufsplittung von Aufmerksamkeit.

Sie schreiben über die Gefahren von Multitasking:

Multitasking bewirkt Verlangsamung Unser Gehirn ist dafür geschaffen, sich auf eine bestimmte Aufgabe zu konzentrieren. Wechseln wir zwischen Aufgaben, werden wir weniger effizient. Sie berichten über eine Studie, in der die Teilnehmer 30% mehr Zeit benötigten und doppelt so viele Fehler machten, wenn sie Aufgaben parallel bearbeiten sollten.
Wenn wir zwischen Aufgaben wechseln, muss unser Gehirn die kognitiven Regeln für die alte Aufgabe unterdrücken und neue für die neuen Aufgaben erstellen.
Bei einfachen Aufgaben ist dies leichter möglich; schwieriger wird es bei komplexeren Aufgaben, für die wir nachdenken müssen.

Multitasking mindert unsere Kreativität Die Wahrscheinlichkeit kreativen Denkens wird größer, wenn wir uns auf eine Aktivität für einen bestimmten Teil des Tages konzentrieren und mit anderen zusammenarbeiten. Kreatives Denken wird unwahrscheinlicher, je stärker unser Tag durch viele verschiedene Aktivitäten aufgesplittet ist.
Zum kreativen Lösen von Problemen müssen wir verschiedene Gedanken abrufbar halten und Verbindungen zwischen ihnen bilden. Dies wird schwieriger, wenn wir den ganzen Tag sehr schnell von einem zum anderen Gedanken springen.

Multitasking ist angstauslösend und kann abhängig machen Unter Laborbedingungen zeigten Multitasker erhöhte Grade von Stresshormonen. 2/3 einer Gruppe von Manager glauben, dass Informationsüberfrachtung zu weniger Zufriedenheit im Job führt, 1/3 denken sogar, dass es gesundheitsschädigend sei.
Forscher in Harvard haben heausgefunden, dass die neuralen Effekte bei Multitasking denen abhängigmachender Drogen ähnlich sind. Die ist ein Effekt, den jeder vielleicht kennt: Wer schaut nicht doch schnell auf das klingelnde Handy, auch wenn er gerade eine ganz andere Aufgabe bearbeitet.

Vom psychologischen Aspekt her ermöglich Multitasking eine ständige Ausweichmöglichkeit vor unbequemen Aufgaben und ist damit ein wunderbarer Mechanismus zum Aufschieben. Zudem verliert man häufiger den Überblick und dies widerspricht dem Grundsatz, sich ganz bewusst einer Aufgabe zuzuwenden. Die schlechtere Leistungsfähigkeit führt zu einer geringeren Selbstwirksamkeit d. h. ich mache die Erfahrung, dass ich nicht all dies bewirken kann, was ich mir vorgenommen habe.

Um Multitasking zu vermeiden und Singletasking zu forcieren, schlagen die Autoren folgenden Ansatz vor:

Focus:
Hier geht es darum, sich Zeit für einzelne Aufgaben zu verschaffen. Dadurch kann man konzentrierter arbeiten und hat eventuell noch Zeit für Unvorhergesehenes, neue Ideen dazu etc. Der Fokus soll auf dem Wesenlichen liegen, Entscheidungen können delegiert werden. Wenn man nicht jede Mail gleich beantworten muss, dann kann ich den Fokus länger auf die angegangene Aufgabe richten. Am besten ist es daher, nur zu bestimmten Zeiten Mail und Telefon abzufragen.

Filter:
Filtern Sie das Unwesentliche raus. Dies ist ein schwieriger Punkt und erfordert Übung. Hier hilft, immer wieder das Ziel zu fokussieren. Was soll das Ergebnis meines Tuns sein? Was benötige ich dazu? Informationen werden immer im Hinblick auf eine bestimmte Fragestellung durchforstet. Welche Fragen möchte ich mit dem Lesen dieses Artikels beantworten können?

Forget:
Wir brauchen Pausen. Kreatives produktives Arbeiten ist kaum länger als 4-5 Stunden am Tag möglich. Nach so viel Kopfarbeit brauchen wir eine Auszeit. Bewegung oder die Konzentration auf unseren Körper hilft unserem Gehirn, den Gedankenstrom mal zu unterbrechen. Hilfreich ist hier auch, mal nicht erreichbar zu sein, das Handy abzustellen, keine Mails zu lesen.

Nur Mut beim wissenschaftlichen Schreiben

Ein wichtiger Aspekt beim wissenschaftlichen Schreiben ist die Tatsache, dass wir permanent Entscheidungen treffen müssen. Ist diese Formulierung gut? Möchte ich diesen Autor noch erwähnen? Ist das Zitat passend? Gehört dies noch zu meiner Arbeit? Ich muss aus vielen verschiedenen Fakten auszuwähle: Was erwähne ich? Welcher Autor ist wichtig? Worüber möchte ich berichten? Wo liegt die Grenze meiner Arbeit?

Schreiben fällt umso schwerer, je mehr Gestaltungsspielraum man besitzt und je weniger man auf Routinen zurückgreifen kann. Wissenschaftliche Standards helfen bei der Strukturierung der Gedanken und des Geschriebenem. Aber auch hier gilt: Je weniger konkret diese sind, desto schwieriger wird das Schreiben.

Hier gilt es also, Entscheidungen zu treffen; Etwas zu wählen und damit gleichzeitig auch etwas Anderes abzuwählen. Solche Entscheidungen können Unsicherheiten und Ängste auslösen. Sie sind eine Veröffentlichung unseres eigenen Denkens, eigener Meinungen. Sie müssen sich mit unseren unbewussten Anforderungen an uns selbst messen lassen. Wir treten damit auf die Bühne und setzen uns dadurch einer Kritik aus.

Häufig sind diese Prozesse nicht bewusst und äußern sich in einem unbestimmten Unbehagen, einem Ausweichen durch Vermeidung von Schreiben, ein Verhalten, welches zu Schuld- und Schamgefühlen führen kann.

Eine Bewusstmachung dieser Ängste führt häufig zu Erleichterung. „Ich bin nicht unfähig, sondern ich muss hier eine Entscheidung treffen. So etwas verunsichert mich.“

In einem weiteren Schritt kann es darum gehen, was genau mir eigentlich solche Angst macht, inwieweit diese realistisch ist bzw. wie ich einen anderen, besseren Umgang damit finden kann.

„Soll ich’s wirklich machen oder lass‘ ich’s lieber sein?“

Fettes Brot bringen in ihrem Hit Jein eine Frage auf den Tisch, mit der wir uns in unserem Leben beinahe täglich mit unterschiedlicher Dringlichkeit befassen. Das Treffen wichtiger Entscheidungen kann uns in schiere Verzweiflung bringen und nicht wenige Klienten kommen in meine Sitzungen nach einer langen quälenden Phase, in der sie versucht haben, diese Entscheidungsschwierigkeiten zu lösen. Das Vermeiden von wichtigen Entscheidungen raubt uns Energie und kann zu Rückzug und Depression führen.

Ein wesentlicher Aspekt von Entscheidungen ist der Abschied. Wir müssen uns von allen anderen Optionen verabschieden, von Ideen, Phantasien oder von Bildern unserer Selbst lösen. So lange ich mich nicht entschieden habe, denke ich, mir stehen alle Optionen offen. (Was in meinem Leben dennoch keine Bedeutung hat, da ich keine Einzige davon nutze. )

Heinz von Foerster sagt: „Nur die Fragen, die prinzipiell unentscheidbar sind, können wir entscheiden“ (KybernEthik, 1993, ISBN 3883961116)

Was bedeutet dies: Bei Entscheidungsschwierigkeiten wird häufig der Vorschlag gemacht, alle positiven und negativen Konsequenzen der Entscheidung aufzuschreiben. Manchmal ist dies auch hilfreich, aber oft führt dieser Weg auch hier zu keinem Entschluß. Abgesehen davon ist uns unmöglich, alle möglichen relevanten Informationen zu sammeln, um auf deren Basis eine vernunftgeleitete Entscheidung zu treffen. Aber selbst, wenn wir dies könnten:
Wir können nicht in die Zukunft sehen; wir können nicht vorhersagen, ob die Entscheidung die richtige sein wird. Eine Entscheidung ist also immer auch ein Risiko, auf welches wir uns mutig einlassen müssen.

Etwas können wir dennoch tun: Wir können uns vorher überlegen: Was werde ich tun, wenn ich wirklich eine falsche Entscheidung getroffen habe.

Oder es ist möglich, sich zu sagen, ich habe diese Entscheidung für die nächste Zeit getroffen. Möglicherweise werde ich in der Zukunft diese Entscheidung revidieren, aber jetzt entscheide ich mich so.

Ziele richtig setzen hilft

Wie wichtig eine gute Auswahl von Zielvorstellungen ist können wir häufig selbst erleben. Zum Beispiel: Ich möchte bis Juni meine Diplomarbeit beendet haben.
Was bedeutet dieses Ziel aber für den morgigen Tag? Durch solch grob gewählte Ziele nimmt man sich die Möglichkeit, schon morgen eigene Ziele zu erreichen, die eigene Wirksamkeit zu erfahren. Motivationen über einen so großen Zeitraum aufrecht zu erhalten, ist eine zusätzliche, sehr schwierige Aufgabe. Der Vorteil großer, weit entfernt liegender Ziele: ich muß mich aktuell noch nicht damit befassen, wie ich sie erreichen möchte; es ist ja noch Zeit. Oder: Das Ziel ist so groß, das schaffe ich gar nicht.
Große Ziele in kleine Teilabschnitte zu teilen wird in jedem Ratgeber empfohlen und es ist immens wichtig.

Trotz der Kenntnis solcher Techniken werden sie häufig nicht angewendet. Daher ist es eine sinnvolle Frage, warum ich diese Regeln kenne, sie aber nicht anwende. Häufig steckt der Teufel im Detail, in diesem Falle: Wenn ich mir die Details genauer anschaue, dann stelle ich mich meiner Aufgabe viel konkreter. Ablehnung solcher sehr konkreter, abrechenbarer Ziele kann ein Ausweichen darstellen.

Daher kann man sich zunächst fragen: Wie ernst ist es mir wirklich mit der Erreichung dieses Zieles? Was bin ich bereit, dafür einzusetzen. Woran würde ich merken, dass ich meinem Ziel einen kleinen Schritt näher gekommen bin.

Wie gut sind Zeitmanagement-Seminare?

Der Tagesspiegel widmet sich in seinem Karriereteil vom Wochenende mal wieder dem Thema Zeitmanagement. Seminare zum Thema Zeitmanagement werden vielerorts angeboten und richten sich an ein unterschiedliches Klientel. Aber wie gut und hilfreich sind Sie wirklich?

Fazit: Gute Zeitmanagementseminare setzen auf die Erarbeitung individueller Lösungen, denn Zeitmanagement *ist* individuell. Jeder hat andere Zeitressourcen und eine andere Ressourcenstruktur. Häufig werden solche Seminare auch genutzt, um schon vorhandenes Wissen um das eigene Zeitmanagement nochmal aufzufrischen und sich neuen Schwung zu holen. Sich nach den eigenen Regeln des Zeitmanagements zu richten, fällt häufig sehr schwer, wenn es darum geht, die lang gehegten Gewohnheiten dauerhaft abzulegen. Dies kann gelernt werden, aber für manche sind hier größere Hürden zu überwinden.

Zu faul – oder wie?

Ich möchte einen Workshop mit Promovierenden zum Thema Zeit- und Selbstmanagement für ein paar paar Anmerkungen zum Anlass nehmen.

Die Methoden des Zeitmanagements: ALPEN-Methode der Tagesplanung, Priorisierung nach dem ABC-Prinzip, 60:40 Regel, Paretoprinzip und andere findet man in jedem Buch zum Thema. Dies alles sind Methoden, die man anwenden kann, um sein Zeitmanagement zu verbessern: Sprich: wichtige Aufgaben nicht gleichzeitig dringend werden zu lassen bzw. die eigene Zeit effektiver zu nutzen; auch um von anstrengenden Tätigkeiten zu entspannen.

Die Crux dabei ist, dass hinter dem Phänomen Zeitmanagement auch eine nicht zu vernachlässigende psychologische Komponente steht, die dazu führt, dass bekannte Methoden nicht angewendet werden. Diese Widerstände werden häufig banalisiert, „ich bin zu faul“ oder dürfen nicht sein „ich bin doch in Ordnung“. Ändern wird sich dadurch an diesen Widerständen nichts und so wird man immer wieder an den Punkt gelangen, an dem man wichtige Aufgaben vor sich her schiebt und zu oben genannten Schlussfolgerungen kommt. Dies ist eine gute Methode, den eigenen Selbstwert schrittweise in den Keller zu verfrachten.

Ein wichtiger Schritt, um aus diesen Kreislauf herauszugelangen, ist ein wertfreies Akzeptieren dieser Probleme. „Es ist so, wie es ist.“ Klingt erstmal leicht gesagt, ist aber ein großer Schritt und häufig Ergebnis eines langen (Leidens-)Prozesses. Er ist für viele deshalb hilfreich, weil man einen Teil seiner Selbst nicht mehr verleugnen/beschönigen muss. Dies finde ich einen freundlicheren Umgang mit sich selbst.

Ist dieser Schritt ernsthaft geschafft, kann man sich der Frage widmen, wie man nun mit dieser Situation umgehen möchte. Was kann ich aktuell tun, um dieses Problem anzugehen? Muss ich wissen, wie es entstanden ist, was es für mich bedeutet oder reicht es zunächst, Schritt für Schritt einen neuen Umgang zu erlernen? Ein Akzeptieren der Problematik bringt näher an die Realität und setzt Ressourcen frei, die man braucht, um die Situation zu verändern.

Anti-Aufschieberitis: Verluste abwenden motiviert stärker

Wir sind stärker motiviert, eine unangenehme Aufgabe anzugehen, wenn wir dadurch einen Verlust vermeiden können. Diesem Umstand trägt die Firma StickK Rechnung. Wer einen guten Vorsatz hat, kann hier mit sich selbst einen Vertrag abschließen. Während der Vertragslaufzeit berichtet man über die eigenen Fortschritte (so es sie denn gibt). Selbst benannte Schiedsrichter bestätigen die Erfolge. Bei Aufschieberei wird man per Mail oder SMS informiert. Wird das Ziel nicht erreicht, bucht stickK einen vorher vereinbarten Beitrag vom eigenen Konto ab. Dieses Geld kommt wahlweise einem Freund, einer caritativen Einrichtung oder aber einer Organisation, der man niemals spenden würde, zugute.

Mich würde hier interessieren, wie hoch die Erfolgsquote ist. Ich denke, dass man sich bei Vertragsabschluss schon gut überlegt hat, wie hoch die Chancen sind, diesen zu erfüllen. Schätzt man die Wahrscheinlichkeit sehr gering ein, wird man einen solchen Vertrag nicht abschließen.

Erfahrungsberichte dazu sind herzlich willkommen.