Arbeitspläne zur Fokussierung

Wenn es um Zeitmanagement geht, ist schriftliche Aufgabenplanung ein wichtiges Werkzeug.
Welche Vorteile hat das schriftliche Festhalten meiner Aufgabenplanung?

  • Pläne setzen Ressourcen frei. Dinge, die ich mir ohne schriftlichen Plan merken muss, habe ich nun auf einem Blatt Papier.
  • Pläne mit angemessenen, konkreten Zielvorgaben können eine Sogwirkung entfalten.
  • Pläne können helfen, unsere Gedanken zu fokussieren. Durch eine konkrete Tagesplanung kann ich immer wieder zum Thema zurückkommen. Dies ist insbesondere bei umfangreichen Projekten sehr hilfreich. (Ich finde dies die wichtigste Funktion von Plänen.)
  • Pläne helfen uns, den zeitlichen Aufwand, den ich für eine Aufgabe einsetze, zu beobachten. Wenn der zeitliche Aufwand für eine Aufgabe höher ist, als ich dachte, woran liegt es? Ist der Aufwand gerechtfertigt? Ist es wirklich so wichtig, ob ich noch diese oder jene Kleinigkeit bearbeite? Habe ich den Aufwand wirklich unterschätzt?
  • Pläne können Kreativität fördern. Multitasking beschränkt die Kreativität. Nur wenn wir uns wirklich auf etwas (eine Sache) konzentrieren, können wir auch kreativ sein. (Do what you do.)

Viele meiner Klienten wissen dies, setzen dies aber häufig nicht um. Woran kann das liegen?

Einige meiner Klienten empfinden ihre Pläne als Werkzeug zur Gängelung.

„Meine Pläne funktionieren nicht, ich halte sie nicht ein. Pläne zeigen mir immer wieder, dass ich versage.“

„Pläne richten meine Aufmerksamkeit wieder auf meine Aufgaben, die ich eigentlich vermeiden möchte.“

Ist es auf der einen Seite wichtig, zu schauen, wie konkret und realistisch ich meinen Arbeitstag plane, kann es auch interessant sein, welche meiner Gefühle mich bei der Abarbeitung sabotieren.

Warum nicht heute? – Ursachensuche bei Prokrastination

Viele, die unter dem Problem der Aufschieberitis (Prokrastination) leiden, fragen sich häufig, woher die Schwierigkeiten eigentlich kommen. Bei der Suche nach Ursachen für Handlungsstörungen können verschiedenen Ebenen betrachtet werden:

Wohin will ich? Welches Ziel will ich erreichen? Welche Vision habe ich?
Sind die Ziele, die ich habe, wirklich meine Ziele oder habe ich Sie übernommen? Löst das Erreichen dieser Ziele meine Probleme? Der Wert eines Ziels kann überladen werden. So können Ziele gewählt werden, von deren Erreichen man sich eine Aufwertung der eigenen Person verspricht. Gleichzeitig spüren diese Klienten aber dennoch, dass diese Aufwertung nicht stattfinden wird/nicht hilfreich ist. Dass dann nicht „alles gut“ sein wird. Dies führt zu einem inneren Konflikt und zur Handlungsblockade. Daher ist es wichtig, zu schauen, welche Erwartungen ich an das Ziel habe.

Wie schaffe ich das? Wie kann ich dieses Ziel erreichen? Welche Fähigkeiten/Techniken (Zeitmanagement) dazu beherrsche ich?
Gelingt es mir, eine Struktur zu schaffen, die mir den Weg dahin erleichtert.
Behalte ich das Ziel im Auge, oder lasse ich mich durch Tätigkeiten, die eine schnellere Belohnung bringen, ablenken? Kann ich realistisch planen, über kurze und längere Zeiträume?
Habe ich ausreichend Energie? Häufig gelangen wir durch die Nichterfüllung selbstgesetzter Aufgaben in eine Negativspirale: Frustration, das Gefühl, das Tagesziel wieder nicht erreicht zu haben führen häufig dazu, sich auch keine Freizeit, keine Entspannungs- und Erholungsphasen zu gönnen. Auf diese Weise haben wir immer weniger Energie, unsere Aufgaben anzugehen.

Eine dritte, begleitende Ebene ist die Ebene der Gefühlsregulation:
Wie gut halte ich es aus, dass ich keine Lust auf die anstehende Aufgabe habe. Kann ich es akzeptieren und die Aufgabe dennoch angehen? Darf ich Fehler machen? Wie gehe ich mit Misserfolgen um? Trau ich mich, etwas zu wagen? Was denke ich, wie lange muss ich mich anstrengen, um eines meiner Teilziele zu erreichen? Brauche ich Hilfe, lasse ich Hilfe zu?

Die Ursachen von Handlungsblockaden können also sehr vielfältig sein. Sie greifen ineinander und sind vor allem individuell unterschiedlich, je nach persönlicher Lerngeschichte.

Skalierung als Methode des Selbstmanagements

Die Zerlegung eines Aufgabe in kleine Teilaufgaben ist eine wirksame Methode des Selbstmanagements. Langzeitziele können in kleinere, bearbeitbare Einheiten eingeteilt werden, die Erfolgserlebnisse schaffen, ohne das Gesamtziel aus den Augen zu verlieren. Eine gute Methode dafür ist die so genannte Skalierung, die ich hier vorstellen möchte:

Stellen Sie sich eine Skala von 1 bis 10 vor, wobei 1 für den schlechtesten Zustand bezogen auf die Erreichung Ihres Zieles steht und 10 für den Ideal-/Wunschzustand.

Beantworten Sie folgende Fragen:

  • Bei welcher Ziffer stehen Sie jetzt?Falls diese Ziffer höher als 1 liegt, wie haben Sie bis an diesen Punkt geschafft? Wodurch unterscheidet sich dieser Zustand vom Zustand der 1? (Dies ist eine gute Methode, sich das bisher Geschaffte bewusst zu machen und anzuerkennen.)
  • Wenn Sie sich vorstellen, Sie wären eine Ziffer weiter, was wäre dann anders? Was hätten Sie erreicht? Welche konkreten und messbaren Ergebnisse liegen Ihnen vor?
  • Bei welcher Ziffer wären Sie zufrieden mit Ihrer Arbeit? Muss dies die 10 sein oder reicht auch eine 8 oder 9?

Prüfen Sie regelmäßig, wo Sie sich auf Ihrer Skala befinden.

Tägliche Erfolge sehen und anerkennen

Häufig erlebe ich in den Sitzungen den Wunsch meiner Klienten, „irgendwas mit den Händen tun“ zu wollen, einen Tisch zu bauen oder Ähnliches. Dahinter steht die Sehnsucht, den täglichen Erfolg der Arbeit zu sehen. Viele haben aber eine Arbeit, bei der der eigene Erfolg nicht sofort ersichtlich ist. So stellt sich oft die Frage: Was habe ich heute geschafft? Habe ich überhaupt etwas erreicht? Häufig bleiben sogar die Misserfolge des Tages viel stärker im Gedächtnis haften und man ist frustriert.

Eine gute Möglichkeit ist da, den Tag noch einmal Revue passieren zu lassen. Dabei ist die ehrliche Beantwortung folgender Fragen hilfreich:

  • Welchem Ziel/Teilziel bin ich heute näher gekommen?
  • Welche Aufgabe habe ich gut gelöst?
  • Welche Aufgabe habe ich erneut verschoben und warum?
  • Was habe ich dazugelernt?
  • Was hätte ich besser machen können?
  • Was war ein unnötiger „Zeitfresser“? Wann hätte ich „NEIN“ sagen sollen?
  • Was hat mir viel Spaß gemacht?
  • Was hat mich geärgert?
  • Wer hat mich heute positiv beeinflusst?

Gönnen sie sich die Möglichkeit, ihr Erreichtes bewusst anzuerkennen und aus dem vergangenen Tag für den nächsten Tag zu lernen.

Dr. Monika Wolff

Gut geplant ist halb gewonnen

Studierenden, Selbständigen, also allen, die ihren Arbeitstag selbst strukturieren müssen, hilft eine gute Planung der Bearbeitung der anstehenden Aufgaben. Neben dem Master- und Wochenplan ist der Tagesplan ein gutes Mittel, um eine Struktur in den Arbeitstag zu bringen und eine Möglichkeit, die Ergebnisse abrechenbar zu machen.

Wie sieht nun eine gute Tagesplanung aus?

Basis dafür ist, dass Sie ungefähr wissen, wieviel Zeit Sie für welche Tätigkeiten benötigen. Dazu ist es sinnvoll, über einige Tage oder Wochen ein Zeitprotokoll zu führen.

Welche Punkte sollten Sie bei der Tagesplanung beachten?

  • Planen Sie immer an Ende des Tages für den nächsten Tag.
  • Überlegen Sie sich, wieviele Stunden Arbeitszeit Sie benötigen, aber auch wieviele Stunden sinnvoll sind.
    Günstig sind 2 Arbeitseinheiten, also 4:4h oder 5:3 h.
  • Beginnen Sie mit der Aufgabe, die zur Erreichung Ihres aktuellen Langzeitzieles (Masterplan, Meilenstein) am wichtigsten ist, die Sie am weitesten voranbringt (das sind meistens auch die unangenehmen Aufgaben).
  • Planen Sie alle 45 Minuten eine Pause von 10-15 Minuten ein. Es hat sich erwiesen, dass unserer Gehirn die Erholungszeiten benötigt, ansonsten sinkt die Konzentrationsfähigkeit im Laufe des Tages rapide und ist auch schwerer wiederherstellbar.
  • Bündeln Sie ähnliche Tätigkeiten (Mails schreiben, Rechnungen schreiben, Telefonate)
  • Verplanen Sie maximal 60% Ihrer Arbeitszeit, der Rest der Zeit ist als Pufferzeit für Unvorhergesehenes gedacht.

Pläne können geändert werden: An erster Stelle ist es nicht der Sinn eines Planes, möglichst viele Aufgaben zu erledigen, sondern die Gedanken zu fokussieren. Allerdings sollte man bei Planänderungen immer wieder prüfen, ob man noch am eigentlich Ziel arbeitet oder Pläne ändert, weil man vermeiden möchte, wichtige Aufgaben zu erledigen.

Auf diese Weise erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, die Aufgaben, die sie sich am Tag vorgenommen haben, zu schaffen. Das Gefühl der Zufriedenheit läßt uns leichter abschließen mit dem Tageswerk und in die notwendige Erholung am Abend zu gehen.

Notfälle leicht gemacht

Häufig ist folgender Arbeitstil anzutreffen: Wir beginnen etwas und wenn wir keine Lust mehr haben, daran weiterzuarbeiten, wenden wir uns einer neuen Aufgabe zu. So haben wir viele verschiedene Aufgaben auf unserer internen To-Do-Liste, die alle gleichzeitig bearbeitet werden. Bis uns eines Tages auffällt, dass die Deadline für eine Bewerbung heute ist, ein Angebot nachmittags rausgeschickt werden muss oder der Chef die Quartalszahlen morgen auf dem Tisch haben möchte. Auf diese Weise sind Arbeitsbedingungen geschaffen, bei denen Notfälle ständig an der Tagesordnung sind.

So entstandene Pseudo-Notfälle sind Notfälle, die nur dadurch entstehen, weil wir sie nicht schon eher erledigt haben.

Dadurch werden Aufgaben später als angekündigt oder auf den letzten Drücker erledigt. Dass darunter die Qualität der Arbeit leidet, ist klar. Wir geraten in Streß und übersehen eventuell einige wichtige Dinge. Angenommen, wir sind selbständige Unternehmer – wir werden mit dieser Arbeitsweise wohl nur Kunden bekommen, wenn wir einen sehr günstigen Preis anbieten, um den Mangel in der Qualität und der Zuverlässigkeit wett zu machen.

Was ist hier das Problem? Im vorher beschriebenen Arbeitsstil regiert der Zufall.
Hier wird nur auf das reagiert, was unsere Aufmerksamkeit erweckt. Es wird zur gleichen Zeit an einer großen Anzahl von Aufgaben gearbeitet. Dadurch, dass es keine Vorstellung davon gibt, wieviel Arbeit am Tag geschafft werden kann, wird die Arbeit eines Tages nicht beendet werden.

Wie kann man darauf reagieren? Beobachten Sie sich an einem normalen Arbeitstag: Schauen Sie nach Gelegenheiten, bei denen Sie eine Aufgabe nach dem Zufallsprinzip erledigen. Dies kann aufgrund einer plötzlichen Eingebung geschehen oder aufgrund von Aufgaben, die an Sie herangetragen werden.

Typische Beispiele solcher zufälligen Aktivitäten sind:

  • Neue eMails sind angekommen und Sie unterbrechen Ihre aktuelle Tätigkeit, um Sie zu lesen
  • Sie tun eine Menge weniger wichtige Aufgaben, obwohl Sie eigentlich an einem Projekt arbeiten wollten, das wichtiger ist.
  • Ein Kunde/Kollege/Freund ruft an und bittet Sie um etwas und Sie lassen alles liegen, um sich dem zu widmen
  • Sie haben eine gute Idee und fangen sofort an, sie umzusetzen
  • Ihr Chef packt einige Aufgaben auf Ihren Schreibtisch und Sie schmeißen sofort Ihren Tagesplan um
  • Jemand empfiehlt Ihnen eine Webseite und Sie verwenden einige Minuten, um sich diese anzusehen
  • Sie erinnern sich an etwas, das Sie vergessen haben und widmen sich dem sofort, um es zu erledigen

Was ist hilfreich?

  1. Bringen Sie eine (auch zeitliche) Distanz zu ihren Aufgaben. Sie müssen nicht sofort erledigt werden.
  2. Bringen Sie eine Ordnung in Ihre Aufgaben. Legen Sie fest, was Sie wann erledigen wollen.
  3. Akzeptieren Sie die Spannung, die entstehen kann, wenn Sie nicht das Gefühl haben, sofort an allen anstehenden Aufgaben zu arbeiten

Weiterführende Literatur: Foster, M. (2006). Do it tomorrow, Hodder & Stoughton.