Arbeitspläne zur Fokussierung

Wenn es um Zeitmanagement geht, ist schriftliche Aufgabenplanung ein wichtiges Werkzeug.
Welche Vorteile hat das schriftliche Festhalten meiner Aufgabenplanung?

  • Pläne setzen Ressourcen frei. Dinge, die ich mir ohne schriftlichen Plan merken muss, habe ich nun auf einem Blatt Papier.
  • Pläne mit angemessenen, konkreten Zielvorgaben können eine Sogwirkung entfalten.
  • Pläne können helfen, unsere Gedanken zu fokussieren. Durch eine konkrete Tagesplanung kann ich immer wieder zum Thema zurückkommen. Dies ist insbesondere bei umfangreichen Projekten sehr hilfreich. (Ich finde dies die wichtigste Funktion von Plänen.)
  • Pläne helfen uns, den zeitlichen Aufwand, den ich für eine Aufgabe einsetze, zu beobachten. Wenn der zeitliche Aufwand für eine Aufgabe höher ist, als ich dachte, woran liegt es? Ist der Aufwand gerechtfertigt? Ist es wirklich so wichtig, ob ich noch diese oder jene Kleinigkeit bearbeite? Habe ich den Aufwand wirklich unterschätzt?
  • Pläne können Kreativität fördern. Multitasking beschränkt die Kreativität. Nur wenn wir uns wirklich auf etwas (eine Sache) konzentrieren, können wir auch kreativ sein. (Do what you do.)

Viele meiner Klienten wissen dies, setzen dies aber häufig nicht um. Woran kann das liegen?

Einige meiner Klienten empfinden ihre Pläne als Werkzeug zur Gängelung.

„Meine Pläne funktionieren nicht, ich halte sie nicht ein. Pläne zeigen mir immer wieder, dass ich versage.“

„Pläne richten meine Aufmerksamkeit wieder auf meine Aufgaben, die ich eigentlich vermeiden möchte.“

Ist es auf der einen Seite wichtig, zu schauen, wie konkret und realistisch ich meinen Arbeitstag plane, kann es auch interessant sein, welche meiner Gefühle mich bei der Abarbeitung sabotieren.

Selbstkontrolle ist trainierbar

Der Spiegel zitierte im Juli in einem Artikel über die Zusammenhänge von Selbstdisziplin und Lebenszufriedenheit Forschungsergebnisse, die besagen, dass Selbstkontrolle oder auch die Willenskraft sich ähnlich wie ein Muskel verhält .

Selbstkontrolle verhält sich wie ein Muskel, was bedeutet das? In Untersuchungen zur Selbstkontrolle hat man herausgefunden (Baumeister, 2012, pdf)), dass die Selbstkontrolle je nach Anforderung Ermüdungserscheinungen zeigt. So führen Aufgaben, die die Selbstkontrolle beanspruchen, wie beispielsweise die Erlaubnis, nur den Rettich zu essen, wenn gleichzeitig ein Teller mit Keksen auf dem Tisch steht, zu einer Verringerung der Ausdauer bei nachfolgenden Aufgaben. Die Probanden geben schneller auf, wenn sie vorher schon den Keksen widerstanden haben. Der Ermüdungseffekt tritt also schnell ein. Gleichzeitig gibt es aber, wie auch beim Muskel, einen Trainingseffekt. So konnte in einer Studie gezeigt werden, dass Raucher besser und anhaltender mit dem Rauchen aufgehört haben, wenn sie vorher ein Selbstkontrolltraining durchlaufen haben. Eine Gruppe sollte täglich einen Handexpander 2 mal am Tag so lange drücken, bis sie nicht mehr können, die 2. Gruppe sollte für 2 Wochen vor dem Rauchstopp auf süße Nahrung verzichten. Dies sind beides Anforderungen, die eine starke Willenskraft bzw. Selbstkontrolle erfordern, wie man sich gut vorstellen kann. Im Vergleich zur Kontrollgruppe zeigte sich bei beiden Gruppen, dass diese nachhaltiger auf das Rauchen verzichteten.

Zudem konnte gezeigt werden, dass auch das Treffen von Entscheidungen einen Einfluss auf die Stärke unserer Selbstkontrolle hat. Je mehr Entscheidungen getroffen werden, desto weniger Energie haben wir für die Selbstkontrolle und erliegen mehr Versuchungen. Ähnlich verhält es sich mit Eigeninitiative, je mehr Selbstkontrolle ausgeübt wurde, desto eher reagierten Probanden nachher passiv und wählten Standardoptionen.

Was bedeuten beide Effekte auf die Selbstkontrolle für unseren Alltag? Er erklärt, dass es sinnvoll ist, schwierige Aufgaben oder Entscheidungen an den Anfang des Tages legen und damit zu rechnen, dass nach einem solchen „Training“ ein Erschöpfungseffekt bezogen auf die Selbstdisziplin eintritt.
Gleichzeitig sollten wir im Hinterkopf haben, dass Trainingseffekte immer später eintreten und wir daher täglich am Ball bleiben sollten. D. h. auch gibt keinen Schalter und danach geht es automatisch leichter, sondern es geht immer wieder erneut darum, sich bei schwierigen Aufgaben oder Entscheidungen zu überwinden.

Richtig frei machen

Bei Aufschieberitis nagt häufig das schlechte Gewissen an einem, auch wenn wir „Feierabend“ haben.
Hier ist es wichtig, sich darin zu bestärken: Wenn ich schon frei mache, dann bitte auch richtig.
Freizeit, Ablenkung, Erholung bringen uns in einen Abstand zur Arbeit, der es uns ermöglicht, am nächsten Tag/nach dem Urlaub mit einem freieren Blick der Arbeit zu begegnen.
Falls die Gedanken zu sehr an der Arbeit hängen, ist es gut, in der Freizeit Dinge zu tun, die uns in Ablenken bzw. andersartig beanspruchen, beispielsweise ein Beachvolleyballspiel mit Freunden.

Grenzen, auch was die Arbeitszeit angeht, sind wichtig. Manche Klienten berichten, dass sie – einmal im im „Flow“ – bis zur Erschöpfung weiterarbeiten. Damit arbeiten sie mehr, als gut für sie ist, um die gerade erlebte Effektivität auszunutzen. Hier gilt dennoch: Die Arbeitszeit nicht zu lange ausdehnen und sich freie Zeit zur Erholung gönnen. (Flowerlebnisse können und sollten erwarbeitet werden und kein Ergebnis des Zufalls sein.)

In diesem Sinne: Eine genußvolle und erholsame Freizeit!

Emotionen als Botschaften schätzen

Verdrängen ist ein häufiges Phänomen beim Aufschieben. Schon während des Tages gehe ich vielleicht unangenehmen Gefühlen aus dem Weg, die mit der Bearbeitung der Aufgabe zusammenhängen, indem ich die Aufgabe aufschiebe.
Am Abend dann verdränge ich das schlechte Gewissen, weil ich diese Aufgabe wieder nicht erledigt habe.

Verdrängen ist ein aktiver Prozess, der Energie benötigt, auch wenn er manchen sehr leicht vorkommt. Tief in unserem Inneren ist uns klar, dass wir wieder etwas nicht erledigt haben, auch wenn wir nach außen und vielleicht auch vor uns selbst so tun können, als wäre dem nicht so. Diese Gewissheit kann zersetzend auf unseren Selbstwert wirken. Wir „lernen“ implizit, dass wir vermeintlich nicht in der Lage sind, die Aufgabe auszuführen und gehen am nächsten Tag mit noch weniger Motivation an die Sache, weil es ja sicher wieder schief gehen wird.

Aus diesem Teufelskreis finden wir nur heraus, indem wir uns genauer mit unseren Gefühlen während der Arbeit befassen. Sie erst einmal wahrnehmen, ohne Bewertung anzusehen ist ein wichtiger Schritt. Gefühle sind oft schneller als kognitive Bewertungen. Möglicherweise sind sie nicht angemessen, dies werden wir aber nur herausfinden, wenn wir uns derer bewusst werden. Verleugnen wir sie immer wieder, werden wir Schaden nehmen, da sie ja doch da sind, wir sie aber nicht als einen zu uns gehörigen Teil akzeptieren.

Der Zugang zu diesen Gefühlen fällt manchem sehr schwer. Die eigenen Gefühle erkennen kann man üben, indem man sie zusätzlich zur jeweiligen Tätigkeit protokolliert. Auf diese Weise bringt man sich selbst immer wieder dazu, in sich hineinzuhorchen und nicht den Gefühlen die Kontrolle zu überlassen und wieder aufzuschieben.

Warum nicht heute? – Ursachensuche bei Prokrastination

Viele, die unter dem Problem der Aufschieberitis (Prokrastination) leiden, fragen sich häufig, woher die Schwierigkeiten eigentlich kommen. Bei der Suche nach Ursachen für Handlungsstörungen können verschiedenen Ebenen betrachtet werden:

Wohin will ich? Welches Ziel will ich erreichen? Welche Vision habe ich?
Sind die Ziele, die ich habe, wirklich meine Ziele oder habe ich Sie übernommen? Löst das Erreichen dieser Ziele meine Probleme? Der Wert eines Ziels kann überladen werden. So können Ziele gewählt werden, von deren Erreichen man sich eine Aufwertung der eigenen Person verspricht. Gleichzeitig spüren diese Klienten aber dennoch, dass diese Aufwertung nicht stattfinden wird/nicht hilfreich ist. Dass dann nicht „alles gut“ sein wird. Dies führt zu einem inneren Konflikt und zur Handlungsblockade. Daher ist es wichtig, zu schauen, welche Erwartungen ich an das Ziel habe.

Wie schaffe ich das? Wie kann ich dieses Ziel erreichen? Welche Fähigkeiten/Techniken (Zeitmanagement) dazu beherrsche ich?
Gelingt es mir, eine Struktur zu schaffen, die mir den Weg dahin erleichtert.
Behalte ich das Ziel im Auge, oder lasse ich mich durch Tätigkeiten, die eine schnellere Belohnung bringen, ablenken? Kann ich realistisch planen, über kurze und längere Zeiträume?
Habe ich ausreichend Energie? Häufig gelangen wir durch die Nichterfüllung selbstgesetzter Aufgaben in eine Negativspirale: Frustration, das Gefühl, das Tagesziel wieder nicht erreicht zu haben führen häufig dazu, sich auch keine Freizeit, keine Entspannungs- und Erholungsphasen zu gönnen. Auf diese Weise haben wir immer weniger Energie, unsere Aufgaben anzugehen.

Eine dritte, begleitende Ebene ist die Ebene der Gefühlsregulation:
Wie gut halte ich es aus, dass ich keine Lust auf die anstehende Aufgabe habe. Kann ich es akzeptieren und die Aufgabe dennoch angehen? Darf ich Fehler machen? Wie gehe ich mit Misserfolgen um? Trau ich mich, etwas zu wagen? Was denke ich, wie lange muss ich mich anstrengen, um eines meiner Teilziele zu erreichen? Brauche ich Hilfe, lasse ich Hilfe zu?

Die Ursachen von Handlungsblockaden können also sehr vielfältig sein. Sie greifen ineinander und sind vor allem individuell unterschiedlich, je nach persönlicher Lerngeschichte.

Prokrastination, Versagensangst und Depressivität

Prokrastination oder Handlungsstörungen sind sehr komplex. Bisher gibt es noch sehr wenige Studien in Deutschland, die Prokrastination genauer untersuchen. Dabei beschränken sich diese Untersuchungen auf den akademischen Bereich, da Prokrastination hier leichter zu erfassen und ohne größeren ökonomischen Aufwand untersuchbar ist.

Die Psychiatrie-Ambulanz der Universität Münster untersucht Prokrastination schon seit längerem. Hier widmete man sich unter anderem der Frage, wie Prokrastination, Versagensangst und Depressivität miteinander zusammenhängen. Hängt Prokrastination mit besonders hohen Ansprüchen an sich selbst (Perfektionismus), der Angst, diese Ansprüche nicht erfüllen zu können (Versagensangst). Spielt dabei Niedergeschlagenheit und Antriebsschwäche eine wichtige Rolle? Um dies zu untersuchen, wurden mit Hilfe anonymer Online-Befragungen 939 Studenten untersucht, also schon eine beachtliche Stichprobe. Dabei zeigte sich, dass fremdbestimmte hohe Standards, also die Erwartungen von außen einen Einfluß auf Prokrastination haben; eigene hohe Standards (Perfektionismus) schien keinen Einfluß auf das Ausmaß von Prokrastination zu haben. Einen starken Zusammenhang hat man auch bei Angst vor negativer Bewertung und Angst vor Versagen. Ebeneso wurde ein Zusammenhang zwischen Depressivität und Prokrastination gefunden, wobei man annehmen kann, das beide Faktoren sich gegenseitig verstärken.

Weiterhin hat man feststellen können, dass in unstrukturierten Studiengängen mehr aufgeschoben wird, als in strukturierten. Je fortgeschrittener man im Studium ist, desto mehr wird aufgeschoben.

Das Ausmaß an Prokrastination hängt somit teilweise mit der Organisation von Umgebungsanforderungen, teilweise aber auch mit Persönlichkeitsvariablen zusammen.

[Quelle:] http://wwwpsy.uni-muenster.de/imperia/md/content/psychotherapie_ambulanz/prokrastination_personalfuehrung.pdf

Skalierung als Methode des Selbstmanagements

Die Zerlegung eines Aufgabe in kleine Teilaufgaben ist eine wirksame Methode des Selbstmanagements. Langzeitziele können in kleinere, bearbeitbare Einheiten eingeteilt werden, die Erfolgserlebnisse schaffen, ohne das Gesamtziel aus den Augen zu verlieren. Eine gute Methode dafür ist die so genannte Skalierung, die ich hier vorstellen möchte:

Stellen Sie sich eine Skala von 1 bis 10 vor, wobei 1 für den schlechtesten Zustand bezogen auf die Erreichung Ihres Zieles steht und 10 für den Ideal-/Wunschzustand.

Beantworten Sie folgende Fragen:

  • Bei welcher Ziffer stehen Sie jetzt?Falls diese Ziffer höher als 1 liegt, wie haben Sie bis an diesen Punkt geschafft? Wodurch unterscheidet sich dieser Zustand vom Zustand der 1? (Dies ist eine gute Methode, sich das bisher Geschaffte bewusst zu machen und anzuerkennen.)
  • Wenn Sie sich vorstellen, Sie wären eine Ziffer weiter, was wäre dann anders? Was hätten Sie erreicht? Welche konkreten und messbaren Ergebnisse liegen Ihnen vor?
  • Bei welcher Ziffer wären Sie zufrieden mit Ihrer Arbeit? Muss dies die 10 sein oder reicht auch eine 8 oder 9?

Prüfen Sie regelmäßig, wo Sie sich auf Ihrer Skala befinden.

Notfälle leicht gemacht

Häufig ist folgender Arbeitstil anzutreffen: Wir beginnen etwas und wenn wir keine Lust mehr haben, daran weiterzuarbeiten, wenden wir uns einer neuen Aufgabe zu. So haben wir viele verschiedene Aufgaben auf unserer internen To-Do-Liste, die alle gleichzeitig bearbeitet werden. Bis uns eines Tages auffällt, dass die Deadline für eine Bewerbung heute ist, ein Angebot nachmittags rausgeschickt werden muss oder der Chef die Quartalszahlen morgen auf dem Tisch haben möchte. Auf diese Weise sind Arbeitsbedingungen geschaffen, bei denen Notfälle ständig an der Tagesordnung sind.

So entstandene Pseudo-Notfälle sind Notfälle, die nur dadurch entstehen, weil wir sie nicht schon eher erledigt haben.

Dadurch werden Aufgaben später als angekündigt oder auf den letzten Drücker erledigt. Dass darunter die Qualität der Arbeit leidet, ist klar. Wir geraten in Streß und übersehen eventuell einige wichtige Dinge. Angenommen, wir sind selbständige Unternehmer – wir werden mit dieser Arbeitsweise wohl nur Kunden bekommen, wenn wir einen sehr günstigen Preis anbieten, um den Mangel in der Qualität und der Zuverlässigkeit wett zu machen.

Was ist hier das Problem? Im vorher beschriebenen Arbeitsstil regiert der Zufall.
Hier wird nur auf das reagiert, was unsere Aufmerksamkeit erweckt. Es wird zur gleichen Zeit an einer großen Anzahl von Aufgaben gearbeitet. Dadurch, dass es keine Vorstellung davon gibt, wieviel Arbeit am Tag geschafft werden kann, wird die Arbeit eines Tages nicht beendet werden.

Wie kann man darauf reagieren? Beobachten Sie sich an einem normalen Arbeitstag: Schauen Sie nach Gelegenheiten, bei denen Sie eine Aufgabe nach dem Zufallsprinzip erledigen. Dies kann aufgrund einer plötzlichen Eingebung geschehen oder aufgrund von Aufgaben, die an Sie herangetragen werden.

Typische Beispiele solcher zufälligen Aktivitäten sind:

  • Neue eMails sind angekommen und Sie unterbrechen Ihre aktuelle Tätigkeit, um Sie zu lesen
  • Sie tun eine Menge weniger wichtige Aufgaben, obwohl Sie eigentlich an einem Projekt arbeiten wollten, das wichtiger ist.
  • Ein Kunde/Kollege/Freund ruft an und bittet Sie um etwas und Sie lassen alles liegen, um sich dem zu widmen
  • Sie haben eine gute Idee und fangen sofort an, sie umzusetzen
  • Ihr Chef packt einige Aufgaben auf Ihren Schreibtisch und Sie schmeißen sofort Ihren Tagesplan um
  • Jemand empfiehlt Ihnen eine Webseite und Sie verwenden einige Minuten, um sich diese anzusehen
  • Sie erinnern sich an etwas, das Sie vergessen haben und widmen sich dem sofort, um es zu erledigen

Was ist hilfreich?

  1. Bringen Sie eine (auch zeitliche) Distanz zu ihren Aufgaben. Sie müssen nicht sofort erledigt werden.
  2. Bringen Sie eine Ordnung in Ihre Aufgaben. Legen Sie fest, was Sie wann erledigen wollen.
  3. Akzeptieren Sie die Spannung, die entstehen kann, wenn Sie nicht das Gefühl haben, sofort an allen anstehenden Aufgaben zu arbeiten

Weiterführende Literatur: Foster, M. (2006). Do it tomorrow, Hodder & Stoughton.

Prüfungsangst überwinden

Häufig wird mir bei meiner Arbeit die Frage gestellt, wie man besser mit Prüfungsangst umgehen bzw. wie und man sich gut auf Prüfungen vorbereiten kann.

Zunächst einmal ist es wichtig, sich konkrete Ziele vorzunehmen, die möglichst meßbar sind. D.h. das gesamte zu lernende Material sollte in kleine Teilziele zerlegt werden, deren erreichen ich bemerken kann. Schwammige Formulierungen wie „Ich lerne Abschnitt X“ gehören hier nicht her, sondern eher, ich möchte Modell Y verstehen. Wie Sie bei der Planung des Lernstoffes vorgehen, kann man mit dem Kochen nach einem Rezept vergleichen. Auch hierbei muss schrittweise vorangegangen werden, die Aufmerksamkeit immer auf dem aktuellen Arbeitsgang gelegt werden und nicht auf das Endprodukt.

Versuchen Sie, das Lernen abwechslungsreicher zu gestalten. Lernen wir lange Zeit in einem immer gleichen Modus, kommt es sehr schnell zu Ermüdungserscheinungen. Daher sollten Sie zwischendurch ihren Lernmodus immer mal wechseln: bspw: Lesen, einander Abfragen, eine Übersicht des zu Lernstoffes anfertigen.

Lernzeit ist Arbeitszeit, deshalb achten Sie besonders darauf, eine Abgrenzung zu Ihrer Freizeit zu schaffen, in der Sie sich erholen können. Sport ist zum Beispiel sehr gut, um sich von der Kopfarbeit zu regenerieren und gibt einem die Möglichkeit, angestaute Spannungen loszuwerden. Treffen Sie sich mit Freunden, beschäftigen Sie sich mit ganz anderen Dingen.
Aber auch während des Lernens sollten Sie auf Pausen achten. Unser Gehirn benötigt diese Phasen, da es sonst zu schnell „schlapp macht“. Mehr als 4-5 h konzentriertes Arbeites am Tag sollten dabei nicht sein, nach 45 Minuten eine kleine Pause von 5-10 Minuten.

Zur Vorbereitung auf die Prüfung können Sie den Prüfungstag vor Ihrem inneren Auge ablaufen lassen: Wann stehe ich auf? Was esse ich zum Frühstück? Was werde ich anziehen? Was werde ich nach bestandener Prüfung tun? Versuchen Sie, positiv zu imaginieren: was genau soll in der Prüfungssituation passieren und nicht, was soll nicht passieren. Aus Angst driftet man häufig in eine Worst-Case-Situation: ich bin blockiert, mein Kopf ist leer, ich bekomme kein Wort raus. Wichtig ist es hier, sich immer wieder zu fragen: Was soll stattdessen passieren? Es geht also um einen positiven Sollzustand vorzustellen und nicht, was nicht passieren soll.

Mut macht es, zu rekapitulieren, welche Prüfungen man schon bestanden hat, bzw. welche schwierigen Situationen man in seinem Leben schon gemeistert hat. Vielleicht machen Sie zusammen mit Freunden eine Liste, mit der Sie sich zwischendurch immer mal wieder Mut machen können.

Kurz vor der Prüfung ist es hilfreich, sich auf den eigenen Körper zu konzentrieren. Wo bin ich angespannt, kann ich vielleicht etwas loslassen? Kneifen Sie ihr Gesicht kräftig zusammen und reissen dann Mund und Augen weit auf. Versuchen Sie so, etwas von der Spannung abzugeben. Versuchen Sie, tief in Ihr Becken zu atmen. Versuchen Sie, die Angst nicht zu bekämpfen, sondern sie zu akzeptieren.

Sollte dies alles nicht wirksam sein, ist es sinnvoll, sich professionelle Hilfe durch ein Coaching oder eine Psychotherapie zu holen.

Stressresistenz und Fähigkeiten zum Selbstmanagement nehmen ab

Ein Artikel in der Zeitschrift Wirtschaftspsychologie (3/2011, Kaufexemplar) ließ mich diese Woche aufhorchen. H. Wottawa und andere untersuchten in einer Langzeitstudie die beruflichen Lebensziele und Leistungspotenziale junger Hochschulabsolventinnen und Hochschulabsolventen. Zwischen 2003 und 2010 haben sie 20.928 junge Studierende untersucht, davon standen 1.556 kurz vor oder kurz nach ihrem Studienabschluss. Verschiedene Leistungsdimensionen, wie Durchsetzungsvermögen, Problemlösungsbereitschaft, Teamorientierung, Stressresistenz und Selbstmanagement, wurden mit psychologischen Testverfahren erfasst, die in ähnlicher Form auch für die Auswahl von Bewerbern in Unternehmen eingesetzt werden.

Kurzfassung der Ergebnisse: Führungspotenzial und Durchsetzungsvermögen nahmen im Vergleich zu den Daten von 2003 deutlich ab. Ebenso die typischen Arbeitstugenden wie Gewissenhaftigkeit, Problemlösebereitschaft, aber auch Teamfähigkeit. Private Selbstverwirklichung ist als Arbeitsmotivation deutlich gestiegen.

Bezogen auf eine allgemeine Belastbarkeit zeigte sich, dass die „Stressresistenz“ bei beiden Geschlechtern deutlich abgenommen hat (bei Männern von 61% auf 40%, bei Frauen von 49% auf 37%). Die Fähigkeit zum „Selbstmanagement“ hat ebenfalls bei beiden Geschlechtern abgenommen, besonders deutlich bei Männern von 48% auf 33%, bei Frauen von 56% auf 50%.

Diese Ergebnisse finde ich in dieser Deutlichkeit erstaunlich. Es ist sicherlich interessant, sich mit den Ursachen dieser Entwicklung zu befassen. Durch die Reformierung vieler Studiengänge sind Stressresistenz und Selbstmananagement nochmal eher gefragt – was bedeuten obige Ergebnisse in diesem Zusammenhang? Und man muss sich hier natürlich fragen: Was bedeutet dies für Unternehmen – wie kann auf diese veränderten Bedingungen eingegangen werden?